【RPA導入】急速に普及したRPAによる業務効率化支援

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この記事で分かること

・RPAとは
・RPAで実現できることや効果
・ZEINにおけるRPA導入について

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RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が行うと時間がかかるパソコン業務を、ロボットが代替してくれるサービスです。人間が行うよりも業務処理スピードが格段に速い点や、人件費を抑えることができる点、24時間365日稼働させられる点やミスが起きない点など、多くのメリットがあります。

RPAは、2017年~2022年にかけて市場規模が約4.5倍に拡大すると予測されています。昨今、データのデジタル化や世界一体のグローバル化によって情報量が急速に増えており、それに対処するための業務そのものも同時に増えています。日本は深刻な少子高齢化によって労働力人口が減少していることから、RPAを用いた労働の効率化や生産性の向上が急務となっています。

RPAで実現できること

RPAで実現できることは、以下の通りです。

RPAで自動化できること

・マウス/キーボード操作
・データ集計/照合/収集
・ファイル/フォルダ検索
・システム入力
・アプリ間データ連携
・メール配信

RPAによる自動化が可能な業務

・一定のルールに従って繰り返す
・データのフォーマットが決まっている
・一連の作業に3人以上の人員が求められる
・ヒューマンエラーが起こりやすい

次に、具体例を挙げてRPAによる業務の自動化を見てみましょう。

A社の現状

・従業員500人
・自宅~会社間以外の、営業交通費を不正にかさ増しする社員が一部いる
・経理担当者が手作業で不正チェックをしているが作業工数が膨大

A社の要望

・経理担当者の作業負担を減らしたい

A社経理担当者の作業工程

①従業員の交通費申請書を確認(Excel)
②Yahoo路線情報を起動
③申請書を元に出発駅・到着駅を記入 
④一番安い料金を確認 
⑤申請書の金額と調査した金額を比較し一致するか確認 (申請分③~⑤を繰り返し)
⑥ 違っていれば、金額を訂正して申請者へ差し戻し

業務の課題と、自動化による効果

上記の作業工程は、1人につき1分と考えても、500人分なので500分もの時間がかかります。時間がかかる上に単調作業の繰り返しなので、途中でミスも起こりやすい状況です。
RPAの導入により、人的ミスを回避し、人間がやる何倍も速いスピードで作業を完了することができます。

▼こちらからもRPAに関するサービス説明をご覧いただけます

RPA | ZEIN株式会社

https://zein.jp/product/rpa/

ZEINにおけるRPA導入

①ZEINにおけるRPA導入のフロー

ZEINにおけるRPA導入のフローをご紹介します。

①計画・検証

クライアント業務を分析し、非効率となっている作業を解析します。解析した業務を効率化するためには、どのRPA製品を利用するべきか?またRPAを導入するだけではなく、業務を標準化(統一化)することで、どのくらいの効果が期待できるかを検証します。この工程によって、業務の見直しや、今まで気づかなかった人によってやり方が違う無駄な作業の発見にもつながります。

②本格導入

業務分析・RPAの効果算定結果より、目標値(例えば残業0時間など)を達成するためには、どの業務から改善していくべきか、年単位での展開計画を策定し、計画に沿って改革を進めていきます。実際のRPA導入においては、ロボットと人が融合した業務を設計し・RPA導入準備・ロボット設計・開発・検証を進め、ロボットと共存した業務を行う本番運用の準備・トレーニングを行います。しっかりと本番に向けた準備を行うことで、ロボットと人が共存する業務をスムーズに開始させることができます。

③運用・展開

ロボットは今まで人がやってきた業務を人の代わりに行うものです。そのため、デジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれるように、社員と同じように扱う会社様も増えています。そして従業員が何をしているか管理することと同じように、ロボットも統制をとる必要があります。ロボットに統制?と思うかもしれませんが、簡単に言うと、①ロボット発行管理 ②ロボットが利用するID・PWの管理 ③ロボットがアクセスできる権限管理 ④ロボットがインストールされている端末管理 など 人と同じようにセキュリティを設定し、情報漏洩などの防止策を行う必要があります。ロボット1体程度であれば人の管理下でコントロールできるかもしれませんが、100体~1000体となると単純には管理できなくなる恐れがあります。そのため、ZEINでは、RPAにおけるガバナンスの策定をクライアントと共に作成しています

②ZEINの特徴

ZEINではこの①〜③すべての工程を担当することができるため、ノンストップでRPA導入を進めることが可能です。また、クライアントにとって他の施策の方が最善であると判断した場合、柔軟に提案させていただくこともあります。

③新入社員のOJTにおけるRPA導入プロジェクトへの参画

ZEINでは、新入社員のOJT として、RPAの導入プロジェクトへの参画があります。その理由としては、RPA導入は一つの業務作業にフォーカスするため、システムに関する膨大な知識を必要とせずに、短期間で結果を出すことができるためです。また、計画・導入・運用の全工程を体験することができるため、コンサルタントとしての一連の仕事を経験できるメリットもあります。

大手企業のOJTでは、大規模プロジェクトに配属され、多くのプロジェクトメンバーの一員として業務をするということがあります。プロジェクトが大きい故に、自分が担当する業務が特定の範囲に限定される傾向があります。自分のやりたい業務が明確に決まっていたり、一つの領域に特化したスキルを培いたいという方には大手企業の環境が向いているかもしれませんが、コンサルタントとしての<計画・検証、本格導入、運用・展開>という全体の業務を一早く経験したい方には、RPA導入の業務が向いているといえます。

※OJT:実際の職務現場において、業務を通じて行う教育訓練

④自社製品のdAwInとRPAの関係性

最後に、ZEINの自社製品であるdAwInとの関係性をご紹介します。dAwInとは、「ヒトとシステムのシームレスなコラボレーションを実現するチャットボット搭載業務自動化プラットフォーム」です。RPAに関する知識が豊富でなくても、LINEやSlack上でdAwInに指示を出すだけで、RPAを動かし、煩雑な事務作業を済せることができるのです。

▼こちらからもdAwInに関するサービス説明をご覧いただけます

dArwIn | ZEIN株式会社

https://zein.jp/product/darwin/