ZEINは、総合系コンサルティング会社に分類され、多領域にわたるコンサルティング業務を行っています。
ITを活用したコンサルティングを軸に、戦略策定、業務改革、システムの企画、設計/開発、運用保守までを一気通貫で担当するところが特徴です。

数多くの大手企業を支援していますが、本記事では「業務効率化プロジェクト」の事例についてご紹介します。大手企業とのプロジェクトの進め方や、ZEINの強みをお伝えできれば幸いです。

事例紹介：大手製造会社 / 業務効率化プロジェクト

プロジェクト概要

クライアント：大手製造会社
プロジェクト内容：文書管理システム導入と他システム連携の実現による業務効率化

背景・課題

クライアントの抱えていた課題は、電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応と、業務効率化の2つです。

電帳法への対応に関しては、2022年1月より改正電帳法が施行され、当法に合わせた文書管理への移行が必要でした。具体的には、電子取引に関するデータ保存が義務化されたため、文書管理システムの導入を行いました。

業務効率化に関しては、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、リモートワークといった効率的な働き方への移行が求められるようになり、対応が必要でした。実情として、紙やハンコの使用といったオンラインでは不可能な業務が残っており、コロナ禍での出社が必要な部署がありました。加えて、規模が大きい企業であるため、流動的にシステムを変えることが難しいという背景も存在していました。

また、クライアントはグローバル企業ですが、日本法人と海外法人で共通のシステムと日本固有のシステムが存在しています。グローバルで一貫したシステムを利用することがクライアントにとって最善ではありますが、法律といった国家間で異なる背景があるため、日本独自のシステムを導入する必要がありました。

クライアントの要望

クライアントの要望は、先述した電帳法への対応と業務効率化の両方を同時に解決することです。両者は同時期かつシステム導入が必要な課題であったため、コンサルティングファームにはクライアントの全体を見た上で2つの課題解決を実現することが求められていました。

ZEINが選ばれた理由

当社を含む複数のコンサルティング会社やSIerへクライアントから提案依頼があり、その中で最終的に当社がプロジェクトのパートナーとして選ばれました。当社が選ばれた理由は、要件定義やシステム導入など、全ての工程が実行可能であるという総合系コンサルティングファームとしての強みが、クライアントの要望とマッチしていたためです。

当プロジェクトは、前述のように電帳法への対応と業務効率化の2つが求められていましたが、具体的な方法までは明確に決まっていませんでした。要件が定まった上でのシステム導入はSIerが得意とする領域ですが、「全体を見た上で課題解決のためにできることを色々やりたい」と考えていたクライアントにとって、上流から下流まで一気通貫で行うことができるZEINは最良だったと考えられます。

また、ZEINの組織体制も強みでした。大手コンサルティングファームでは、クライアントの業界ごとに人材が区分されていることが多いですが、ZEINはクライアントの業界に対して横断的に人材を配置することが可能な組織体制です。そのため、限られた期間で業界横断的な知識をまとめあげ、迅速に提案へと持っていくことができるという強みがあり、今回の提案にも活きたと考えられます。

ZEINの役割・プロジェクトのゴール

ZEINの役割は、クライアントの課題解決のために顧客へ寄り添い、最善を尽くすことです。元々、クライアントは二つの課題を解決することを求めていましたが、「どのようにして解決するのか」は決定していませんでした。そのため、クライアントが「何をやりたいのか」をしっかりと把握した上で、現存する仕組みに組み込む方法と課題解決の中長期的なビジョンの両方を含めた展望を示しながら、課題解決を進めていきます。

プロジェクトのゴールに関しては、一つではありません。課題解決に際して、「やりたいこと」は色々あります。しかし、電帳法への対応は法律に関わる課題であり、対応の期限が存在します。そのため、段階的なゴールを定めてクライアントと打合せをし、「やるべきこと」から実行していく必要があります。その上で、当社は以下のような5つのゴールを定め、当プロジェクトに取り組んでいます。

① 電帳法への対応のためのシステム構築
② 業務効率化
③ 効率性の拡大
④ ③までに蓄積したデータの活用による高度な業務の実現
⑤ 基幹システムのバージョンアップに伴う連携範囲の拡大

先述の通り、電帳法への対応に期限があったため、①のゴールを定め、当法に最低限対応できる基盤を構築しました。

現在は、①が完了し、②と③を同時進行しています。②では、①でできたものをより効率的に利用できることをゴールとして取り組みました。①を達成した段階では、構築した基盤を利用するための負荷がかかってしまう状況だったため、より効率的に利用できる仕組みを加える取り組みを行っています。③では、②で効率化したものを活用する範囲をクライアント内の他分野まで広げる取り組みを行っています。

④⑤まだ計画段階ですが、④ではより高度な業務へ移行することを計画しています。③までを実行するにあたり、様々なデータを入力する必要があります。そのデータを活用して、より高度な用法を実現するというものです。⑤では、さらに長期的なゴールを設定しています。基幹システムのバージョンアップが計画されているため、周辺システムとの連携により更に効率的なことができるよう、ゴールを設定しています。

このように5つのゴールを決め、プロジェクトに取り組んでいます。今後も、クライアントの要望ややるべきことに合わせてゴールを増やす可能性があるため、最終的なゴールを断言することはできません。最初の提案では三段階目までの計画だった一方で、五段階目の計画が進んでいますし、六段階目以降にプロジェクトが広がる方向にも、様々な可能性が残されています。

当プロジェクトの推進体制

当プロジェクトは以下のような推進体制で実行しています。

先ほど「全体像として5つのゴールを定めた上でプロジェクトに取り組んでいる」と述べましたが、そのゴールごとにチームを設けており、現在は3つ目のプロジェクトまでが実行中であるため、ゴールごとのプロジェクト数は3つです。プロジェクトごとにマネージャー1名と、メンバー2、3名という体制で臨んでいます。プロジェクト②においては、他社が得意とするシステム基盤を利用しているため、ZEINが外部のビジネスパートナーを任命し、共同でプロジェクトを行っています。ZEINがイニシアチブを取るプロジェクトでは、このように他社を含めたチームを統合する場合もあります。

プロジェクト担当者からZEIN JOURNALをご覧の皆様へ

当クライアントのプロジェクトがスタートしてから1年が経ちます。最初は、プロジェクト③までを計画していましたが、プロジェクト進行に伴い、「やりたいこと」や「やるべきこと」が増え、現在は、プロジェクト⑤までを計画している状況です。現在計画しているプロジェクトが実現できれば、さらに高度な内容に挑戦できる可能性がありますが、より先の内容をZEINに任せていただけるとは限らず、成果を残すことができなければ、中断してしまうかもしれません。

「やりたいこと」や「やるべきこと」に挑戦するために、現在行っているプロジェクトを成功させるとともに、支援できることがあれば何でも取り組み、クライアントに寄り添うことで長期的な関係を構築していきたいと考えています。

ZEINはまだ小さい会社ですが、大手コンサルティング会社と同規模のクライアントや、同規模のプロジェクトに関わることもあります。また、人材に関しても大手コンサルティング会社出身者を中心に、優秀な社員が沢山在籍しています。「ベンチャーのような風通しの良さやスピード感、柔軟性を持って働きたいけど、大手レベルの人材と一緒に大手レベルの仕事がしたい！」という人には、これ以上ない環境だと思います。少しでも興味があれば、話を聞きに来ていただけると嬉しいです！

＜執筆/撮影：向井 達哉＞
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